Обычное дело. Сидит манагер, имея в папке на серваке (в своей "личной", есс-но, не в тематической вида "работа фирмы по объекту Восход", а в папке "Сергей_Иванов) поддпапки "коммерческие", "договоры" и т.п.
Потом он увольняется нах, ну или переводится из манагеров в другой отдел.
Пара манагеров подходят к админу, и просят:
-Нам тут нужны документы Сергея. Нам вот их как есть, мы потом рассортируем.
Есс-но никто потом ничего не сортирует. Каждый из манагеров переписывает всё скопом в свою личную папку, имея у себя хрень вида
-коммерческие
-договоры (*хорошо ещё, если не "договора")
-письма
-СергейИванов/коммерческие
-СергейИванов/договоры
-СергейИванов/письма

Потом это всё передаеётся "третьему поколению" манагеров. У каждого из них получается в итоге

-коммерческие
-договоры
-письма
-ВасяПетров/коммерческие
-ВасяПетров/договоры
-ВасяПетров/письма
-ТаняСтепанова/коммерческие
-ТаняСтепанова/договоры
-ТаняСтепанова/письма
-ВасяПетров/СергейИванов/коммерческие
-ВасяПетров/СергейИванов/договоры
-ВасяПетров/СергейИванов/письма
-Надя/ВасяПетров/СергейИванов/коммерческие
-Надя/ВасяПетров/СергейИванов/договоры
-Надя/ВасяПетров/СергейИванов/письма
-Аня/ВасяПетров/СергейИванов/коммерческие
-Аня/ВасяПетров/СергейИванов/договоры
-Аня/ВасяПетров/СергейИванов/письма

И так до бесконечности. Обычное дело. Люди.

а кто сказал, что это представление о порядке? многим он вообще не уперся - люди привыкли помнить, что и где лежит, или "уметь быстро найти" нужное в своем бардачке.