Есть такая софтина...
На самом деле для Ваших задач Project все-таки катит (либо есть еще какая-то специфика, о которой я не знаю).
Для обеспечения алертов ставится Workgroup Add-in (имеется в дистрибутиве Project'а). Далее в Project жмем Tools -> Workgroup -> TeamAssign - и поехали.
Можно еще написать простенький макрос, который будет периодически шерстить файл проекта и рассылать гневные письма о просроченных задачах, например.
Групповой доступ у нас в конторе реализован очень просто. Файлы Project просто выложены на файл-сервер. Более серьезное решение - положить проект в базу данных.

Есть еще Project Central, но я его не видел ни разу в коммерческой эксплуатации, рекомендовать не буду.