У нас с недавнего времени те же проблемы, - обязательный конкурс. Меры борьбы с напастью:
- научное оборудование стоимостью свыше чего-то не подлежит конкурсу;
- мелкие мелкости (компьютеры, книгопокупля, авиабилеты, ... ) - тендер не по каждому поводу, а единоразовый (на сколько-то лет), и выигрывает его не один участник, а 3-4 (уж не знаю, что там в качестве условий фигурирует). В результате после тендера можно обращаться к любому из победителей, на собственное усмотрение.