Вы совершенно правы в том, что всегда лучше давать развернутое описание архивного (то есть реально недоступного рядовому читателю) документа, а не только саму архивную ссылку. Именно так поступают в своих книгах, к примеру, образцовые исследователи из Ленинграда, Кен и Рупасов. К сожалению, эта практика еще не стала общепринятой.