Мы принципиально работаем в режиме "открытого проектирования". Он предполагает открытость как для внешних наблюдателей (которые всегда имеют возможность изменить свой статус на более активный), так и для непосредственных участников распределенной работы. Почти все документы являются "управляющими" и развивающимися. Так что нет никаких препятствий для продолжения работы с ними в любой момент. Благо гугл.доки позволяют отслеживать все изменения.

У любого документа могут быть разные версии и копии разного формата, в зависимости от назначения. Это нормальная эффективная организация управления документами.

P.S. Но Вы правы: имеет смысл сохранять промежуточные фиксированные версии в нередактируемых форматах. Я, впрочем, так всегда делаю. Думаю, согласуем такой регламент со всеми участниками ИГ. Спасибо за напоминание :-)